Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI

• Sous l’autorité directe du (de la) chef(fe) d’unité logistique et moyens généraux, l’agent assure les tâches suivantes :
• Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture :
• Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent ou réorienter, le cas échéant, les appels vers les autres services concernés de l’ATE ou hors ATE (nécessité de connaître leurs missions)
• Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture
• Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône
• Garantir la continuité des liaisons gouvernementales
• Documenter et mettre à jour les procédures d’exploitation et outils du standard ( annuaires, tableau synoptique, etc.)
• Mettre en œuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes
• Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, réseau de commandement…) en coopération avec le BISIC
• Gestion de la BAL structurelle de la préfecture « prefecture@ain.gouv.fr »
• Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle « courrier » aux services compétents
• Gestion du Système CASTEL (interphone portillon loge) : répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge.
• Remplacement en cas de nécessité de l’agent loge/courrier de la préfecture ou de l’agent d’accueil dans les DDI : accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du courrier entrant et sortant.
• Assurer en cas de besoin (et sans nuire à la continuité du standard) un appui logistique pour le service : navette courrier préfecture/DDI, circuits parapheurs au cabinet et acheminement du courrier entrant à la direction du SGCD, assistance pour le convoyage des véhicules au garage.

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP).

Il comprend 5 bureaux : le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH), le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIPFAS), le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI), le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB), le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC).

Au sein du SGCD, le BILGB a pour missions

• de gérer le patrimoine immobilier des DDI, de la préfecture et des sous-préfectures, ainsi que les résidences des autorités préfectorales
• de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement
• d’assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique des usagers, et la gestion du courrier

Composition et effectifs du service :

Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste. Il est structuré en deux unités : 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.

• Liaisons hiérarchiques
• Le (la) responsable de l’unité Logistique Moyens généraux – Chef(fe) du BILGB – directeur (trice) et directeur (trice) adjoint ( e ) du secrétariat général commun
• Liaisons fonctionnelles
• Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et du SGCD, les directions départementales interministérielles (DDT, DDPP et DDETS), les autres services déconcentrés del’Etat