Chargé su secrétariat du collège H/F

• Choisir l’ANJ, c’est rejoindre un collectif dynamique et engagé qui place la protection des joueurs au cœur de son action.
• En tant que chargé du secrétariat du collège, vous assurez, en étroite collaboration avec la directrice générale, le pilotage des séances du collège (12 par an), en garantissez l’organisation, la sécurisation et le bon déroulement, en interface avec l’ensemble des directions de l’Autorité.
• Par ailleurs, vous assistez la directrice générale dans ses activités quotidiennes et veillez à la bonne circulation de l’information interne et externe.
• Piloter l’organisation des séances du collège, dans le respect des échéances fixées par les textes législatifs et réglementaires : initiation du calendrier des séances, consolidation hebdomadaire de l’ordre du jour, suivi de la préparation des dossiers du collège (centralisation des projets de notes, présentations, avis et décisions) en lien étroit avec les membres du comité de direction, afin de garantir leur validation par la directrice générale et le président avant leur intégration aux dossiers de séance et leur envoi aux membres du collège, dans les délais impartis
• Veiller au bon déroulement des séances du collège (préparation des dossiers, de la salle du collège, et gestion de la séance) et en assurer le procès-verbal (rédaction et circulation des procès-verbaux pour approbation)
• Assurer la transmission des décisions ou avis aux destinataires concernés, ainsi que la publication des décisions sur le site de l’Autorité ou Légifrance le cas échéant
• Garantir la qualité et la gestion des circuits décisionnels (modèles, validation, rédaction de courriers, signature, archivage, classement de l’information)
• Contribuer, en lien avec la directrice générale, à la modernisation des processus internes, en proposant des actions innovantes pour la dématérialisation des instances et des actes et la bonne circulation de l’information, et en participant à la mise en œuvre de ces nouvelles pratiques
• Apporter une expertise ponctuelle sur les questions de procédure en lien avec l’activité du collège
• Préparer et suivre les activités quotidiennes et institutionnelles de la directrice générale : agenda (organisation des réunions internes et externes, des rendez-vous, déplacements et événements), gestion de courrier, suivi des circuits de signature et des parapheurs

Et si c’était vous ?

• De formation en droit, vous justifiez d'une expérience similaire et réussie de secrétariat d’un organe collégial (institution publique, assemblée délibérative, autorité de régulation) ou du greffe d’une juridiction administrative, et êtes à ce titre en capacité de vous approprier rapidement les règles de procédure applicables
• Vous faites preuve de discernement, de rigueur, de réactivité et d’une grande discrétion professionnelle et vous disposez d’une capacité à hiérarchiser les priorités, à respecter les délais, à organiser et à rationaliser une activité. Vos qualités relationnelles, votre esprit de synthèse, votre aisance rédactionnelle et votre gestion efficace des relations professionnelles, dans un environnement à taille humaine, sont des atouts importants
• Vous savez articuler enjeux de régulation, contraintes opérationnelles et exigences réglementaires et maîtrisez les règles encadrant le fonctionnement d’une instance délibérative, ainsi que les outils bureautiques, en particulier la suite Office et Teams, ce qui vous permet de travailler de manière efficace et collaborative dans un environnement dématérialisé

Niveau d'études minimum : Master/diplômes équivalents (niveau 7)