Assistant-e de direction et gouvernance

• Les services déconcentrés d'appui à la recherche (SDAR) (environ 90 agents) apportent leur soutien aux unités de leur centre de recherche, dans les domaines administratif, RH, santé et sécurité au travail, budgétaire et financier, partenariat, maintenance du patrimoine immobilier et logistique, protection des biens et de l'environnement.
• Les SDAR assistent également le président de centre (PC) dans les multiples aspects de la vie collective du centre. Le centre de Jouy-en-Josas - Antony est composé de 18 unités de recherche et de près de 1 000 agents, titulaires et contractuels.
• Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des services d'appui (DSA), vous aurez des liens fonctionnels forts avec la Présidente de Centre (PC) que vous assisterez et appuierez.
• Vous aurez plus particulièrement en charge l'organisation, le secrétariat et le suivi des instances de centre, ainsi que les réunions dont la présidence est assurée par la Présidente du Centre (Directeurs d'unités, Conseil de Centre, …). Vous prendrez également en charge l'accueil et l'organisation des visites des délégations invitées sur le Centre.
• LA GESTION DES INSTANCES PARITAIRES DU CENTRE
• Elaborer et tenir à jour le calendrier annuel des réunions des instances du Centre (anticiper la préparation des ordres du jour en lien avec la PC et la DSA, et le cas échéant les services concernés au sein des SDAR)
• Organiser matériellement ces réunions et contribuer à la préparation des supports de présentations qui seront faites en séance
• Participer aux réunions en prenant des notes et en rédigeant les comptes-rendus
• > environ 6 par an
• L’ASSISTANAT QUOTIDIEN DE LA GOUVERNANCE DE CENTRE
• Préparer, organiser des réunions et des rendez-vous locaux (gestion d'agenda et de la logistique) pilotés par l'équipe de direction du centre (PC principalement) et en assurer le suivi
• > environ 10 par an
• Rédiger des courriers à destination des partenaires administratifs du centre pour la gouvernance de centre
• Mettre en place des tableaux de bords relatifs au fonctionnement collectif du centre et en assurer le suivi
• Etre en veille sur les informations utiles au collectif et de les mettre à disposition
• Organiser, classer et archiver des documents numériques
• L’ORGANISATION DE MANIFESTATIONS DIVERSES
• Vous serez également impliqué.e dans la coordination logistique de l'ensemble des manifestations organisées sur le centre (accueil de délégations étrangères, visite de personnalités, journée des nouveaux arrivants, …).
• Pour cela, vous entretiendrez des contacts avec les organisateurs et répondrez à leurs exigences ; En amont, vous gérerez l’ensemble des aspects nécessaire au bon déroulement de l’évènement : circuits de visite au sein des unités du centre, commandes de repas, mise à disposition de documentation… Vous serez présent.e le jour de l'évènement et en assurerez la logistique.

Vous avez une formation en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou administration des organisations. une première expérience sur des fonctions d'assistanat de direction de secrétariat de gouvernance ou de coordination administrative serait appréciée.

Savoir faire

• rédiger des comptes rendus, courriers et documents administratifs de qualité
• organisation et coordonner des réunions et évènements
• utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (word, excel, powerpoint, outils de partage documentaire, visioconférence...)
• mettre en place et suivre des tableaux de bord
• gérer et archiver des documents numériques

La compréhension de l'anglais (oral/écri) est souhaitée.

Savoir être

• rigueur et sens de l'organisation
• réactivité et capacité à gérer plusieurs activités simultanément
• sens de la confidentialité et discrétion professionnelle
• esprit d'initiative
• qualités relationnelles et sens du service
• autonomie, polyvalence, adaptabilité
• capacité à rendre compte de son activité

Niveau d'études minimum : Diplômes de niveau bac +2 (niveau 5)