Secrétaire à la Direction des Ressources Humaines F/H

• Assurer le secrétariat du chef du personnel et la gestion administrative de différents dossiers RH
• Accueil téléphonique et orientation de toute personne s’adressant au secrétariat DRH
• Gestion des rendez-vous et tenue des agendas
• Organisation et planification de réunions
• Enregistrement quotidien de la totalité du « courrier arrivé » en DRH, en alternance avec la Secrétaire du DRH
• En liaison avec les gestionnaires Paie-Carrière
• Gestion des renouvellements de disponibilités (vérification des droits de l’agent, courrier réponse)
• Des renouvellements de congés parentaux (vérification des droits avec courriers réponse)
• Mise en congé parental (vérification du droit, information à transmettre aux interlocuteurs (encadrement/Gestion/Bureau Gestime) puis rédaction du courrier de réponse à l’agent demandeur/Tableau des Flux
• Changement de service des personnels non soignants (courrier et flux)
• Rédaction de courriers ou notes à la demande du Chef du personnel
• Classement/Archivage
• Vérification des droits et courrier en réponse aux demandes de : (en lien avec l’encadrement/la Gestion-Paie et le Bureau Gestime)
• Congé de paternité ; Congé supplémentaire de naissance ;Congé de présence parentale ;Congé proche aidant ;Autorisation d’absences dans le cadre d’un parcours PMA ; Don de jours ; Missions humanitaires ;Congés exceptionnels supérieurs à 31 jours - Toutes ces demandes sont traitées en lien avec l’encadrement, la Paie-Gestion et le bureau Gestime
• Mise en ligne de toutes les fiches de poste « hors-soins » y compris les psychologue, sage-femme, assistante sociale, sur le logiciel Talentsoft – candidatures à transmettre à l’encadrement et réponses négatives à faire sur le site
• Participation au processus de recrutement (titulaire et contractuel)
• Constitution des dossiers d’embauche du personnel « hors soins »
• Collaboration avec la Cellule de recrutement du GHU pour le recrutement de sage-femme, assistant social
• Recueil des pièces administratives
• Demande de casier judiciaire et rdv médecine du travail
• Vérification des titres de séjour (Préfectures)
• Promesse d’embauche si demandée
• Envoi d’un « mail de bienvenu »
• Tableau des Flux DRH/DSAP à compléter
• En lien avec la Cellule de recrutement de la Direction Soins
• Enregistrement de tous les dossiers d’embauche « hors tension » nécessitant un arbitrage RH
• Réintégration des personnels soignants (retour de dispo, congé parental, retour de détachement en lien avec la Gestion, etc…) : courrier agent/Gestion-Paie / Gestime / Encadrement – Tableau des flux à compléter
• Participation avec le Chef du personnel à l’organisation et la gestion administrative des Commissions de Sélection ASHQ/AEQ/Adjoint Administratif : réception et vérification de la conformité des dossiers, enregistrement, planification des auditions, courrier de convocation ou réponse négative à l’agent, jusqu’à l’affichage des résultats
• Tâches courantes secrétariat

COMPETENCES requises

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d'orthographe et de syntaxe indispensable
• Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les demandes
• Aptitude à travailler en équipe
• Capacité à recueillir, traiter et transmettre des informations de manière fiable et sécurisée