Assistant (e) de direction

• Placé sous l’autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l’assistant.e a pour mission d’assurer l’organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.
• Gérer l’agenda, l’organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice
• Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous : agenda, planification, logistique
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits
• Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire
• Assurer l’accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint
• Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT)
• Classer les dossiers de la directrice régionale
• Assurer finement le suivi des commandes

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Classement et archivage
• Bonne expression orale et écrite
• Techniques du secrétariat dont gestion agenda
• Connaissance du fonctionnement des administrations
• Expérience préalable dans des fonctions similaires

Savoir-faire

• Organiser de façon rigoureuse
• Filtrer et orienter les informations
• Prioriser les demandes
• Rédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format
• S’exprimer avec clarté, politesse et diplomatie
• Savoir travailler dans l’urgence et être réactif

Savoir-être

• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Faire preuve de discrétion
• Capacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la direction
• Sens de la diplomatie