Adjoint au chef de la section des affaires générales et des opérations

• Sous l'autorité du chef de la section des affaires générales et des opérations, l'adjoint participe au pilotage, à l'encadrement et à la coordination de l'ensemble des activités de la section. Il assure la continuité de son fonctionnement, supplée le chef de section en son absence et veille à la mobilisation des moyens humains, logistiques, techniques et matériels nécessaires au fonctionnement quotidien du Cabinet et du Bureau du cabinet.
• Pilotage, management et coordination
• Participation à l'encadrement et à l'animation des équipes de la section, organisée autour de quatre composantes : protocole/événementiel/valorisation des espaces ; conducteurs automobiles ; informatique de proximité ; accueil/huissiers
• Organisation et planification des activités, répartition des missions et suivi de leur réalisation
• Coordination des composantes de la section afin de garantir continuité, réactivité et qualité du service
• Gestion des priorités, suivi des dossiers et reporting auprès du chef de section
• Protocole, événementiel et valorisation des espaces
• Organisation et coordination des réunions, réceptions, cérémonies, manifestations et événements du Cabinet
• Coordination des moyens nécessaires à leur préparation et à leur bon déroulement
• Organisation de l'accueil des personnalités, délégations, partenaires et visiteurs
• Suivi des prestataires et partenaires mobilisés
• Utilisation et suivi de l'outil de gestion des invitations et des listes d'invités
• Organisation des visites patrimoniales de l'Hôtel de Valois
• Coordination des tournages, prises de vues, mises à disposition ou locations d'espaces et autres actions de valorisation du site
• Coordination, avec les services compétents, des mouvements de mobilier, interventions du Mobilier national et dépôts ou mouvements d'oeuvres
• Conducteurs automobiles, mobilité et moyens logistiques
• Participation au pilotage et à la coordination de l'activité des conducteurs
• Suivi des plannings, permanences, besoins de déplacement et continuité du service
• Suivi des besoins relatifs aux véhicules, en lien avec les services compétents
• Anticipation des besoins logistiques, techniques et matériels
• Coordination des interventions techniques et des prestataires, notamment avec le Bureau des services généraux
• Informatique de proximité, accueil et huissiers
• Supervision et coordination de l'informatique de proximité
• Organisation et coordination des activités d'accueil et des huissiers
• Veille à la qualité de l'accueil, à la fluidité des opérations et au respect des exigences de sécurité et de confidentialité
• Contribution au bon déroulement des activités organisées sur le site de Valois

Compétences attendues

• Connaissance du fonctionnement d'un cabinet ministérielNiveau expert
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnelNiveau maîtrise
• Maîtrise des règles et usages protocolaires, notamment en matière de préséance, de placement, de cérémonial et d'accueil de personnalitésNiveau maîtrise

• Maîtrise de l'organisation de réceptions et d'événements institutionnels : préparation des espaces, plans de salle et de table, placement des invités et coordination des prestations : Maîtrise

• Connaissance des pratiques liées à l'accueil et à l'accompagnement de personnalités, délégations et visiteursNiveau maîtrise
• Connaissance des enjeux liés à la sécurité et à la confidentialité dans un environnement ministérielNiveau maîtrise
• Connaissance des techniques de gestion logistique et des moyens générauxNiveau maîtrise
• Capacité à encadrer et coordonner des équipes aux métiers diversifiésNiveau maîtrise
• Capacité à planifier, arbitrer les priorités et conduire des opérations transversalesNiveau maîtrise
• Connaissance des problématiques de mobilité, de gestion de site et de support informatique de proximitéNiveau pratique
• Maîtrise des logiciels courants de traitement de texte et de tableurNiveau maîtrise
• Anglais professionnel permettant l'accueil et les échanges avec des interlocuteurs étrangersNiveau maîtrise

Savoir-être

• Discrétion et respect de la confidentialité : capacité à évoluer dans un environnement ministériel soumis à des exigences fortes de confidentialité et de réserve
• Rigueur et fiabilité : sens de l'organisation, respect des procédures et des délais, capacité à assurer un suivi précis des activités
• Réactivité et disponibilité : capacité à faire face aux imprévus, à gérer les priorités et à répondre aux sollicitations dans des délais contraints
• Sens du service et esprit d'équipe : capacité à travailler en transversalité et à mobiliser les équipes
• Diplomatie, courtoisie et aisance relationnelle : capacité à adapter son comportement et sa communication à des interlocuteurs de niveaux et de profils variés
• Adaptabilité et maîtrise de soi : capacité à conserver calme, discernement et efficacité dans un environnement exigeant ou dans des situations urgentes
• Sens des responsabilités : autonomie et capacité à prendre les décisions nécessaires dans le cadre des délégations confiées

• Documents à transmettre
• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire