Adjoint administratif - Gestionnaire sans encadrement

• Gestion des courriers physiques et électroniques, organisation et suivi du secrétariat de l’antenne de Bastia. Participation aux réunions de service, rédaction ou renseignement de documents divers (notes, plannings, compte rendu de réunions…). Classement et organisation des archives. Gestion du stock de fournitures du service en lien avec l’économat du Siège pour les besoins.
• Renseignements des statistiques de l’antenne. L’agent peut être amené à intervenir sur les mesures de l’antenne Borgo MF, en distanciel (ou présentiel avec son accord) lors d’absences de secrétariat sur l’antenne. Missions spécifiques relatives à la gestion administrative des dossiers et mesures : Création et gestion des dossiers d’insertion et de probation.
• Ouverture, mise à jour et clôture des mesures sur APPI. Affectation administrative des dossiers aux CPIP et retranscription sur le logiciel GENESIS. Tâches administratives à réaliser dans le cadre du protocole sortant, plus particulièrement dans l’application de l’article 741-1 du CPP (le cas échéant lien avec les secrétariats des MF).
• Gestion des convocations au SPIP (BEX/741-1). Lien direct avec le service d’application des peines et le bureau de l’exécution des peines. Missions spécifiques relatives au partenariat et aux activités insertionnelles / socioculturelles : Participation à la gestion des inscriptions des PPSMJ aux différentes interventions et activités SPIP.
• Création et renseignement des activités dans le logiciel GENESIS. Renseignement des statistiques de présence aux activités. Travaille en collaboration avec la coordinatrice d’activités dans le cadre de la programmation des activités socioculturelles

Connaissances

• Technique de secrétariat
• Technique d’accueil physique et téléphonique
• Constitution des dossiers
• Classement et archivage

Savoir être

• Communication
• Relations interprofessionnelles

Savoir-faire

• Informatique et logiciels bureautique (word/Excel)
• Gestion administrative de courriers, mails
• Gestion d’agendas
• Recensement de fourniture
• Suivre l’état des stocks