Adjoint administratif - Gestionnaire sans encadrement

• En milieu fermé : L’ensemble des missions s’effectuent en lien étroit avec la SA en charge du pôle mesures ainsi que des DPIP et concerne tous les quartiers du centre pénitentiaire (quartier hommes, quartier femmes, UDV, UHSI/UHSA et SAS/QSL)
• Ouverture des dossiers arrivants (lecture et extraction logiciel Genesis) tant dans le logiciel dédié APPI qu’en version papier. Cette ouverture matinale induit une présence sur site à 7h30 (conformément à la charte des temps) en roulement avec le reste de l’équipe
• Affectation des dossiers aux CPIP suivant les consignes de la direction, contrôle des effectifs, enregistrement de l’affectation dans PRISME et
• Traitement du courrier papier : selon la nature du courrier affectation et répartition ; Traitement du courrier numérique : idem
• Tenue du standard téléphonique, cette tenue du standard induit une présence sur site jusqu’à 17h, en roulement avec le reste de l’équipe
• Tenue du commun
• Aide à la tenue des statistiques SAS/QSL : entrée et sortie des personnes détenues, type d’aménagement
• Traitement des rôles et listes : CAP, DC, VIF, … (Identification du CPIP référent, transmission)
• Traitement du tableau régulation carcérale, Suivi des affectations visiteurs de prison, Gestion des libérations
• Navette des dossiers B2 et SAS
• Archivage des dossiers (papier et PRISME), transmission des dossiers au greffe pour jonction au dossier pénal en cas de transfert ou de libé- ration sèche ou envoi du dossier au SPIP compétent en cas de libération avec un suivi dans un service de milieu ouvert
• Suivi des besoins en matériel/fourniture, commandes en lien avec l’économat
• Convocation 741/1 en lien avec le CPIP puis transmission au greffe pour notification à la levée d’écrou ainsi qu’à la SA, cheffe de pôle pour suivi des sortants de détention
• Accueil du public sur site, permanence téléphonique et gestion de la boite structurelle de messagerie en fonction du planning de roulement établi par la SA, cheffe du pôle mesures ; Création et gestion de toutes les mesures prises en charge par le SPIP après saisine par les autorités judiciaires. Ouverture et saisie d’ACC dans l’attente des saisines par le SAP dans l’applicatif métier ; Suivi des mesures dans les applicatifs métiers (affectation, fin de prise en charge). Une vigilance particulière sera portée aux SSJ, BAR, VIF, CO, FIJAIS, FINAIS ; Traitement des BEX et des ESR, tenue à jour d’un tableau de suivi
• En fonction des nécessités de service, l’agent pourra être amené à intervenir en MO en fonction des besoins et sur sollicitation de l’encadrement.- Envoi des dossiers suite à dessaisissements vers d’autres départements
• Suivi des « entrants et sortants » du centre pénitentiaire des Baumettes. Tenue de tableaux de suivi afin d’activer ou suspendre les mesures pendant les périodes d’incarcération
• Contrôle quotidien des pages APPI

Connaissances

• Connaissances du SPIP, lecture de pièces judiciaires
• Secrétariat et gestion documentaire
• Archivage et classement

Savoir être

• Ponctualité
• Respect du secret professionnel et confidentialité
• Capacité à travailler en équipe
• Sens du service public

Savoir faire

• Bonne utilisation des outils informatiques
• Adaptabilité aux applicatifs métiers
• Technique d’accueil du public et téléphonique
• Faire preuve de méthodologie et de rigueur