Secrétaire administratif - Gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois

• Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi des effectifs – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP
• Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières
• Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l’UGAF
• Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l’UGAF (congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement…)
• Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi du schéma d’emplois (SE) – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP
• Assister le chef d’unité et l’adjoint au chef d’unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires
• Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités
• Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d’activité
• Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l’unité
• L’agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région
• La liste des missions exposées ci-dessus n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d’intervention et des missions de l’unité.

Connaissances

• Informatiques : Excellente maitrise d’Excel
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word…)
• Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS
• ORIGINE)
• Organisation, fonctionnement et missions du service
• Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre de gestion des services

Savoir-faire

• Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH
• Savoir reporter des données au sein d’un outil de reporting
• Analyser des données chiffrées – Effectuer des simulations et des projections
• Détecter et proposer des correctifs aux difficultés

Savoir rendre compte de son activité

Savoir être

• Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique
• Discrétion et confidentialité attendue

Savoir rendre compte de son activité

Avoir des bonnes qualités relationnelles

Savoir travailler en équipe