Secrétaire administratif - Responsable économat

• Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l'année N+ 1, au dialogue de gestion avec les autorités de tutelle et à la répartition du budget opérationnel par antenne (collecte et vérification des prévisions des consommations de crédits)
• Participation à la politique d'achats inscrite dans le respect du cadre réglementaire (application des marchés publics) et des plans d'économies structurelle
• Exécution de la dotation budgétaire allouée au Siège et aux antennes et proposition de réajustements des ventilations budgétaires
• Collecte et contrôle de la régularité budgétaire à l’aide des tableaux de suivi locaux et des restitutions Chorus
• Création et validation des demandes d’achat (DA), vérification des imputations budgétaires et de la validation des services faits pour mise en paiement
• Suivi de l’exécution budgétaire du fonctionnement courant, marchés publics : analyse de la consommation et des besoins (suivi comptable des engagements juridiques, traitement des factures, vérification de la disponibilité des crédits – vérification des dépenses dans Chorus Formulaire et Chorus Cœur avec analyse des restitutions budgétaires)
• Contrôle de cohérence régulier (demande des écritures correctrices, création et gestion des tiers fournisseurs, traitement des charges à payer, intérêts moratoires, vérification des engagements marchés)
• Contrôle quotidien des dépôts de factures sur Chorus
• Contrôle de la gestion des parcs spécifiques : parc automobile (kilométrage, sinistres, contraventions), dotations bureautiques (téléphones et PC portables)
• Soutien technique des Antennes dans la mise en œuvre de la politique d'achats
• Pilotage des travaux d’intendance : saisine des prestataires de la maintenance des bâtiments et équipements, suivi des marchés travaux Préfecture
• Participation aux actions liées au développement durable
• Gestion des états de frais de déplacement
• Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels, …
• Rédaction de projets, notes et courriers
• Encadrement et management des adjoints administratifs placés sous son autorité

Connaissances

• Nomenclature budgétaire
• Règles comptables
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Management d’une équipe

Savoir être

• Qualités relationnelles
• Capacités de communication
• Qualités de pédagogie
• Rigueur
• Sens de l'organisation

Savoir-faire

• Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Sens du travail en équipe, à l’ écoute
• Réactivité