Responsable Administratif et Financier de composante (H/F)

• Préparation des travaux du conseil de la structure
• Préparation et suivi de l’exécution du budget
• Participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
• Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques
• Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante. Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services.
• A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l’université.
• Diriger, organiser et animer administrative et technique
• Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation
• Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers
• Préparation et participation aux dialogues de gestion
• Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles
• Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante
• Préparer les conseils d’UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers
• Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne
• Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
• Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université
• Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation
• Prépare les campagnes d’emploi BIATSS
• Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen
• Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, - constituer une documentation de référence
• ...

Diplôme/Expérience

• . Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
• . Expérience sur des fonctions similaires appréciée

Connaissances requises pour le poste

• Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics
• Connaissance générale des principes de la communication
• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion

Compétences professionnelles

• Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien
• Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse
• Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe
• Savoir préparer et conduire une réunion
• Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure
• Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse
• Savoir travailler en équipe et en autonomie
• Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode

Niveau d'études minimum : Licence/diplômes équivalents (niveau 6)

• Documents à transmettre
• Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire